Un lugar de trabajo organizado se caracteriza por un archivo ordenado donde encontrar fácilmente todo tipo de documentos. Sin embargo, lo más normal en una oficina es tener sobre la mesa una montaña de papeles que crezca sin parar y que requiere horas de dedicación para su organización y clasificación. Ante esta situación, la denominada “oficina sin papel” es una solución a la acumulación de documentos e el escritorio y, por ende, una forma de mejorar los procesos de trabajo y un ahorro de espacio y tiempo.
“El reto de la oficina sin papel va más allá de la digitalización de facturas, explican Doris Chofre y Merche Ortega, del departamento de Contabilidad, que han liderado el proyecto. Se trata de prescindir por completo de documentos impresos en el escritorio para aumentar la productividad y proteger el medio ambiente”.
Las medidas que se van a adoptar en el marco de este proyecto incluyen:
- Almacenar los documentos en discos duros y medios extraíbles como USB o tarjetas de memoria
- Usar exclusivamente el intercambio electrónico para los documentos
- Usar la firma electrónica con validez jurídica en lugar de la manual
- Escanear y archivar todos los documentos relevantes ya existentes en papel “La oficina sin papeles- comentan- acelera caramente los procesos de trabajo ya que todos los documentos relevantes están disponibles digitalmente siempre y desde cualquier lugar. Lo bueno- añade- es que no implica la necesidad de mucho espacio físico ni genera costes por envío”.
Sus ventajas son múltiples:
- Gestión centralizada de los documentos
- Disminución de costes
- Acceso total y rápido a la información desde cualquier departamento
- Mayor control de la información
- Facilidad de la consulta de datos
- Disminución del tiempo de localización de los archivos
- Disminución del espacio de almacenaje
- Mejora del entorno de trabajo y la comunicación en la organización
- Ahorro de papel
El proyecto está ya en una avanzada fase de implementación, aunque todavía no está finalizado ya que se requieren medidas de seguridad y ciertas inversiones en software y equipos, así como formación a la plantilla para que sepa cómo proceder.
El proyecto, además de aumentar la productividad y dar respuesta a una política de responsabilidad medioambiental, se adelanta ya a la obligatoriedad en breve de que las empresas expidan y remitan una factura electrónica para todas las transacciones entre empresas y autónomos.
SOBRE VERCAT
Somos un equipo de especialistas en implantología oral que ofrece soluciones a todos los casos, siguiendo nuestro propio método basado en los más altos estándares de calidad y excelencia profesional del mercado.
Nuestro propósito es transformar la vida de las personas ayudándoles a recuperar la confianza para sonreír sin complejos y la seguridad para comer sin impedimentos. El paciente es siempre el centro de nuestra preocupación y nuestro objetivo es mejorar su
calidad de vida. Por ello, nos comprometemos, sea cual sea su caso, a resolverlo en un solo día.
En Vericat, además, trabajamos para divulgar el conocimiento científico que poseemos a través de nuestro programa docente. Pretendemos ser referentes en implantología oral a nivel internacional y expertos en formar a futuros implantólogos.
Los valores que nos mueven y establecen nuestras pautas de comportamiento son:
LA EXCELENCIA
Porque aplicamos siempre la más alta calidad en todo lo que hacemos.
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